I. KHAI BÁO THÔNG TIN 

Trước khi sử dụng phần mềm, bạn cần khai báo thông tin Cửa hàng/Phòng khám và thông tin cá nhân để khi in các mẫu biểu sẽ hiển thị đúng và đủ thông tin cho khách hàng.

1. Thông tin Cửa hàng/Phòng khám

Để thay đổi thông tin Tên cửa hàng/phòng khám, địa chỉ, điện thoại,... bạn vào menu "Hệ thống -> Khai báo chương trình"

• Bạn nhập các thông tin: tên, địa chỉ, điện thoại, logo,...

• Sau đó ấn nút "Lưu" để cập nhật thông tin

2. Thay đổi Thông tin cá nhân

Nếu họ tên của bạn không đúng, bạn cần thay đổi họ tên để in mẫu biểu cho đúng, bạn vào menu "Hệ thống -> Danh sách nhân viên", bạn chọn tên của bạn, phần mềm sẽ hiển thị thông tin đang lưu giữ. Bạn thay đổi thông tin rồi ấn nút "Lưu"

(Lưu ý: chức năng này chỉ người có quyền mới truy cập được chức năng)

II. KHAI BÁO DANH MỤC 

Trước khi thực hiện giao dịch với khách hàng, bạn cần khai báo thông tin danh mục để khi có khách hàng đến, thao tác sẽ được nhanh và thuận tiên:

• Đối với cửa hàng Kính mắt, danh mục là: thông tin tròng/gọng

• Đối với Phòng khám, danh mục là: thông tin dịch vụ (tên dịch vụ, số tiền), thông tin dược để kê đơn (tên thuốc, giá bán, hướng dẫn sử dụng, số lượng mặc định khi kê đơn).

Các danh mục trên, phần mềm gọi chung là "Sản phẩm" và có các lựa chọn để phân loại danh mục. Để khai báo danh mục, bạn thực hiện theo các bước sau:

📌 Bước 1: Trong màn hình "Bảng công việc", bạn chọn chức năng "Tìm kiếm sản phẩm", sau đó ấn nút "Thêm mới", phần mềm sẽ đưa ra giao diện để bạn nhập thông tin. Chọn nút "Thêm mới" để xóa hết thông tin cũ có trên màn hình

📌 Bước 2: Nhập thông tin trên phần mềm:

• Góc bên phải có phân loại sản phẩm, bạn tích vào 1 trong 3 ô:

     - Nếu bạn khai báo dịch vụ, thì tích vào ô "DỊCH VỤ"

     - Nếu bạn khao báo dược để kê đơn, thì tích vào ô "THUỐC"

     - Nếu bạn khai báo tròng/gọng, thì tích vào ô "SẢN PHẨM KINH DOANH" 

• Bạn nhập các thông tin khác:

 - Sửa mã sản phẩm (nếu cần, mã mặc định do phần mềm tự sinh ra)

 - Nhập các thông tin: tên sản phẩm, giá vốn (nếu có), giá bán,...

      - Đối với sản phẩm là thuốc, bạn nhập thêm các thông tin về hướng dẫn sử dụng thuốc và số lượng thuốc theo từng đơn:

          + Thông tin hướng dẫn sử dụng thuốc: bạn nhập tại ô "Mô tả sản phẩm" (ví dụ: ngày uống 2 viên, sáng 1 viên, chiều 1 viên sau khi ăn)

          + Thông tin số lượng thuốc theo đơn bạn nhập vào ô "Ghi chú" (ví dụ loại thuốc Paracetamol, số lượng trong 1 đơn khoảng 6 viên thì bạn nhập là "6 viên")

📌 Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin, bạn chọn nút "Cập nhật" để lưu thông tin, phần mềm sẽ thông báo kết quả thực hiện. Để nhập sản phẩm tiếp theo, bạn chọn nút "Thêm mới" và thực hiện lại theo hướng dẫn các bước trên

📍 Để tìm kiếm các thông tin mà bạn vừa nhập, bạn quay lại chức năng "Tìm kiếm sản phẩm", chọn nút "Tìm kiếm", phần mềm sẽ đưa ra các thông tin mà bạn vừa nhập. Bạn muốn xem và sửa thông tin, trên mỗi dòng thông tin có côt Click (ở đầu dòng), bạn ấn để xem chi tiết thông tin. 

📍 Ngoài ra bạn có thể tích vào ô "Tìm kiếm nâng cao" để lọc riêng theo từng phân loại: Dịch vụ/Thuốc/Sản phẩm kinh doanh

IV.  KHÁM BỆNH & ĐIỀU TRỊ

(Chức năng dành cho Phòng khám có kê đơn thuốc)

Đối với 1 phòng khám thường có 2 bộ phận: lễ tân/tiếp đón và bác sĩ khám bệnh, do đó phần mềm cũng chia tách thành 2 công đoạn tương ứng với 2 chức năng Nhập thông tin bệnh nhân đến khám và Khám bệnh & điều trị. Tùy theo mô hình phòng khám mà có 1 hay 2 máy tính sử dụng, nếu có 2 máy tính thì máy ngoài sẽ nhập thông tin bệnh nhân đến khám và máy trong sẽ nhập khám bệnh và điều trị, nếu có 1 máy tính thì sẽ nhập cả 2 nội dung trên. Thao tác các nội dung như sau:

1. Thông tin bệnh nhân đến khám

Trên màn hình "Bảng công việc", bạn chọn chức năng "Danh sách bệnh nhân khám", phần mềm sẽ đưa ra giao diện (bên trên là tìm kiếm các bệnh nhân đã nhập, bên dưới là thông tin nhập bệnh nhân). Để nhập bệnh nhân đến khám, theo các bước sau:

📌 Bước 1: Chọn nút "Thêm mới" để xóa hết các thông tin cũ trên màn hình

📌 Bước 2: Nhập các thông tin bệnh nhân gồm:

• Tên bệnh nhân: khi bạn gõ tên hoặc số điện thoại, phần mềm sẽ hiện ra danh sách tên đã có trên màn hình, nếu bệnh nhân đã có trên phần mềm thì bạn chọn từ danh sách (nháy đúp hoặc chọn dữ liệu rồi ấn enter) để tránh 1 bệnh nhân có nhiều hồ sơ, dẫn đến tra cứu lịch sử sẽ khó quản lý

• Nhập các thông tin khác: ngày sinh, số cmnd, lý do khám, tiểu sử bệnh, số TT,...

📌Bước 3: Chọn nút "Cập nhật" để lưu thông tin, khi lưu mặc định bệnh nhân là "Chưa khám"

Lưu ý: bạn có thể xem lich sử khám bệnh của bệnh nhân tại tab "Lịch sử"

🔔 Để tìm kiếm lại thông tin bạn vừa nhập, tại mục tìm kiếm trên, bạn thực hiện:

• Nhập các điều kiện tìm kiếm: thời gian, tên bệnh nhân, điện thoại, trạng thái khám (tất cả/chưa khám/đã khám),...

• Chọn nút "Tìm kiếm", phần mềm sẽ hiện danh sách bệnh nhân đến khám theo điều kiện tìm, bạn muốn xem chi tiết hồ sơ, tại mỗi dòng kết quả, bạn chót nút "Click" để xem chi tiết thông tin

2. Khám bệnh và điều trị

Đến thời gian làm việc, bác sĩ sẽ gọi tên bệnh nhân vào để khám bệnh theo danh sách mà lễ tân ngoài đã nhập. Bác sĩ thực hiện thao tác như sau:

📌 Bước 1: trong màn hình "bảng công việc", chọn chức năng "Danh sách bệnh nhân khám"

📌 Bước 2: tìm bệnh nhân đang chờ khám (tìm theo điều kiện là "chưa khám"), ấn click để xem chi tiết hồ sơ bệnh nhân: tên, lịch sử khám (nếu cần)...

📌 Bước 3: chọn nút "Khám bệnh & Điều trị", phần mềm sẽ đưa ra các thông tin đã nhập của bệnh nhân, bác sĩ kiểm tra sức khỏe bệnh nhân và nhập các thông tin trên phần mềm:

• Dịch vụ sử dụng: nhập các dịch vụ của phòng khám (tại ô dịch vụ, bạn gõ tên dịch vụ để tìm kiếm các dịch vụ của phòng khám, chọn dịch vụ bệnh nhân sử dụng bằng cách nháy đúp hoặc chọn dòng rồi ấn enter). Phần mềm sẽ tính tổng tiền các dịch vụ

• In phiếu siêu âm/nội soi (nếu cần): bạn chọn mẫu in siêu âm/nội soi, phần mềm sẽ điền các thông tin bệnh nhân vào trong phiếu để bạn thao tác được nhanh chóng và mở file để bạn nhập thêm thông tin (file word).

(Lưu ý, khi in xong phiếu, bạn cần lưu file word này lại, để lần sau mở xem được lịch sử phiếu. Để thay đổi mẫu in theo phòng khám của bạn, bạn vào thư mục phần mềm -> "MAU_IN" sẽ có các file word mẫu, bạn sửa mẫu theo phòng khám của bạn rồi lưu)

• Kê đơn thuốc: kê đơn thuốc cho bệnh nhân bằng cách: gõ tên thuốc rồi nháy đúp hoặc chọn thuốc rồi ấn enter

• Các thông tin khác: chẩn đoán, kết luận, hẹn ngày tái khám ,... (đối với các thông tin chẩn đoán, kết luận,....để giảm tải công tác nhập liệu, bạn click vào ô "..." bên cạnh, tạo các danh mục sẵn để sử dụng

📌 Ấn nút "Cập nhật" để lưu thông tin, sau đó bạn in các phiếu Hóa đơn khám bệnh, In đơn thuốc,... (tại chức năng "In")

3. Thu tiền và các nội dung khác

📌Thu tiền bệnh nhân: trong màn hình "Khám bệnh và điều trị", các dịch vụ bệnh nhân sử dụng mặc định là Chưa thu tiền, để thu tiền bệnh nhân, bạn làm theo các bước:

• Mở lại chức năng "Khám bệnh và Điều trị" của bệnh nhân, để xem tổng số tiền cần thu

• Chọn nút "Thu tiền", hệ thống sẽ đưa ra màn hình thu tiền, có sẵn các thông tin tên bệnh nhân, số tiền thu sau đó bạn ấn nút "Cập nhật"

📌 Xuất thuốc cho bệnh nhân: trường hợp phòng khám bán thuốc theo đơn, tại màn hình "Khám bệnh và điều trị", bạn chọn nút "Xuất hàng-> Xuất theo đơn thuốc" (nếu bạn muốn khi kê đơn sẽ trừ kho luôn, liên hệ với chúng tôi sẽ cấu hình cho bạn)

📌 Cập nhật kết quả khám: khi bệnh nhân khám xong, bạn cần cập nhật kết quả bệnh nhân đã khám bằng cách: Tại màn hình "Danh sách bệnh nhân khám", tích chọn ô "Đã khám" rồi ấn nút "Cập nhật"

V.  BÁN HÀNG

Chức năng này dành cho Cửa hàng Kính mắt hoặc Phòng khám không thực hiện kê đơn thuốc mà chỉ bán hàng và lưu thông tin đơn kính hoặc chỉ xuất bán hàng. Bạn thực hiện theo các bước sau:

📌 Bước 1: Trong màn hình "Bảng công việc", bạn chọn chức năng "Xuất hàng" rồi ấn nút "Thêm mới"

📌 Bước 2: Phần mềm đưa ra giao diện, bạn nhập các thông tin sau:

•  Thông tin khách hàng: khi bạn gõ tên hoặc số điện thoại, phần mềm sẽ hiện ra danh sách tên đã có trên màn hình, nếu khách hàng đã có trên phần mềm thì bạn chọn từ danh sách (nháy đúp hoặc chọn dữ liệu rồi ấn enter) để tránh 1 khách hàng có nhiều hồ sơ, dẫn đến tra cứu lịch sử sẽ khó quản lý

• Thông tin đơn kính (nếu có): ô bên phản, bạn nhập thông tin đơn kính của khách hàng (nếu có)

• Thông tin sản phẩm: ở khung dưới, bạn đưa con trỏ vào ô gõ "mã sản phẩm", bạn nhập mã hoặc tên sản phẩm, hệ thống sẽ tìm kiếm các sản phẩm đã có trên hệ thống. 

- Bạn chọn sản phẩm trên danh sách gợi ý (nháy đúp hoặc phím di chuyển ấn enter để chọn)

- Nhập số lượng sản phẩm

- Điều chỉnh giá bán, chiết khấu (nếu có)

📌 Bước 3: ấn nút "Cập nhật" để lưu thông tin và ấn nút "In" để in ra biểu mẫu

📌 Bước 4: nếu bạn quản lý công nợ khách hàng, bạn ấn nút "Phiếu thu" để thu tiền khách hàng (khách trả bao nhiêu bạn gõ số tiền thu bấy nhiêu, mặc định là thu hết số tiền)

🔔 Ngoài ra, có các tính năng hỗ trợ:

•  trong màn hình có tab "Lịch sử": bạn có thể theo dõi lịch sử mua hàng, lịch sử đo đơn kính của khách

• nếu bạn muốn đặt lịch hẹn với khách, bạn ấn nút "Lịch hẹn" để nhập thông tin lịch hẹn, phần mềm sẽ nhắc việc cho bạn